Kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Dla usługodawców i handlowców kluczowe są:
Towary i materiały: Wszystko, co kupujesz do dalszej odsprzedaży (np. odzież i obuwie do butiku) lub wytworzenia usług (np. materiały fryzjerskie, kosmetyki, jednorazowe akcesoria higieniczne).
Wyposażenie: sprzęt komputerowy, meble biurowe, sprzęty specjalistyczne (o wartości do 10 000,00 zł)
Koszty biurowe: Artykuły papiernicze, tonery, kawa/herbata dla klientów, akcesoria biurowe.
Usługi obce: Faktury za księgowość, doradztwo prawne, wsparcie IT czy najem lokalu.
Marketing: Strona WWW, wizytówki, reklamy w social mediach, pozycjonowanie.
Kadry: Wynagrodzenia pracowników oraz składki ZUS finansowane przez pracodawcę.
Edukacja: Szkolenia kierunkowe, kursy zawodowe i literatura branżowa.
Bankowość: Prowizje bankowe, opłaty dotyczące konta firmowego.
Terminal płatniczy: Prowizje za transakcje kartą, wynajem terminala.
Eksploatacja samochodu firmowego: wydatki na paliwo, polisy ubezpieczeniowe i naprawy i serwis (KUP limitowane 20% lub 75%).
Nie każdy duży zakup jest kosztem jednorazowym.
Środek Trwały lub Wartość Niematerialna i Prawna: Składnik majątku (np. zespół komputerowy, patent, licencja, samochód, maszyna) o wartości powyżej 10 000 zł, używany dłużej niż rok.
Amortyzacja: Rozliczanie kosztu zakupu w czasie poprzez miesięczne odpisy (zgodnie z tabelą amortyzacyjną).
Wydatki te nie obniżają podatku dochodowego, nawet jeśli zostały opłacone z konta firmowego:
Wydatki osobiste: Prywatne zakupy spożywcze, odzież (poza BHP/odzieżą firmową z logo), kosmetyki, karnety na siłownię czy karty multisport.
Kary i grzywny: Mandaty drogowe, kary umowne za zaniedbania, odsetki za spóźnienia w podatkach/ZUS.
Reprezentacja: Wystawne obiady z kontrahentami, luksusowe prezenty.
Podatki: Podatek dochodowy czy VAT nie są kosztem (wyjątkiem jest VAT naliczony przy zakupach dla firm zwolnionych (np. ze względu na niski obrót), które płacą kwoty brutto i księgują je w całości w koszty).
